SỞ NỘI VỤ TỔ CHỨC TẬP HUẤN, BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ CHỈNH LÝ VÀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỒN ĐỌNG SAU SẮP XẾP TỔ CHỨC BỘ MÁY

Thực hiện Kế hoạch số 50-KH/TU ngày 10/3/2026 của Tỉnh ủy về chỉnh lý và thực hiện số hóa tài liệu tồn đọng của cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã sau sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 02 cấp trên địa bàn tỉnh Hưng Yên; Công văn số 1391/UBND-NC ngày 20/3/2026 của Ủy ban nhân dân tỉnh về triển khai chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ tồn đọng thuộc khối chính quyền theo Kế hoạch của Ban Thường vụ Tỉnh ủy; Kế hoạch số 38/KH-SNV ngày 17/3/2026 của Sở Nội vụ về tập huấn ngành Nội vụ năm 2026, từ ngày 30 đến ngày 31/3/2026, Sở Nội vụ Hưng Yên tổ chức 02 lớp tập huấn nghiệp vụ chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ tồn đọng sau sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 02 cấp cho 240 học viên là lãnh đạo Văn phòng (phòng Hành chính – Quản trị), công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các sở, ban, ngành, Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND xã, công chức tham mưu quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại các xã, phường trên địa bàn tỉnh.

Hội nghị

Phát biểu khai mạc lớp tập huấn, đồng chí Đào Hồng Vận, Ủy viên Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Trưởng đoàn Đại biểu Quốc hội, Giám đốc Sở Nội vụ nhấn mạnh: Tài liệu lưu trữ đều là bản gốc, bản chính, có giá trị pháp lý và là bằng chứng lịch sử phản ánh hoạt động của cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, sau khi thực hiện sắp xếp bộ máy theo mô hình chính quyền 02 cấp, khối lượng tài liệu tại các cơ quan, đơn vị, đặc biệt là tại các xã, phường và các sở, ngành là rất lớn, cụ thể tại các sở, ban, ngành và Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh còn khoảng trên 26.170 mét tài liệu, tại 104 xã, phường trên địa bàn tỉnh khoảng 21.850,4 mét. Với khối lượng tài liệu lớn chưa được chỉnh lý khoa học, lại thiếu cơ sở hạ tầng, trang thiết bị bảo quản tài liệu, nhiều địa phương sau khi sắp xếp, các phòng chuyên môn đã gỡ bỏ niêm phong để khai thác tài liệu nhưng thiếu sự kiểm soát chặt chẽ, dẫn đến trật tự sắp xếp ban đầu bị xáo trộn sẽ làm giảm tuổi thọ tài liệu, gây thất thoát, mà còn tiềm ẩn nguy cơ lộ lọt bí mật nhà nước. Đồng thời, nếu vội vàng mang khối tài liệu này đi số hóa, sẽ tạo ra một kho dữ liệu rác, gây lãng phí nghiêm trọng ngân sách mà không thể khai thác hiệu quả. Việc tập trung phân loại, chỉnh lý để lựa chọn tài liệu có giá trị bảo quản an toàn, đồng thời làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị nhằm giải phóng diện tích kho lưu trữ đang là yêu cầu vô cùng cấp thiết.

Đồng chí Đào Hồng Vận, Ủy viên Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Trưởng đoàn Đại biểu Quốc hội, Giám đốc Sở Nội, phát biểu khai mạc hội nghị tập huấn

  Để chỉnh lý dứt điểm tài liệu lưu trữ tồn đọng, tạo tiền đề cho việc số hoá tài liệu theo chỉ đạo của Tỉnh uỷ và UBND tỉnh ( Trước ngày 10/5/2026: Hoàn thành báo cáo kết quả phân loại sơ bộ; trước ngày 30/10/2026 và 30/11/2026: Hoàn thành chỉnh lý và giao nộp tài liệu lưu trữ vĩnh viễn cấp tỉnh và cấp xã; Trước ngày 31/12/2026 và 31/3/2027: Phấn đấu hoàn thành số hóa tài liệu cấp tỉnh, cấp huyện (cũ) và cấp xã), đồng chí Đào Hồng Vận yêu cầu các cơ quan, tổ chức, địa phương thực hiện:

 Thứ nhất, nêu cao tinh thần trách nhiệm, tập trung lắng nghe tiếp thu đầy đủ kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ phân loại sơ bộ, chủ động tham mưu cho Lãnh đạo cơ quan, địa phương khẩn trương bắt tay ngay vào việc phân loại sơ bộ khối tài liệu chưa chỉnh lý, đảm bảo hoàn thành báo cáo kết quả đúng tiến độ mà UBND tỉnh yêu cầu (30/5/2026).

Thứ hai, Tuân thủ tuyệt đối nguyên tắc "chỉnh lý tài liệu đến đâu thì số hóa đến đó". Đối với khối tài liệu tồn đọng còn bó gói, chưa phân loại, bắt buộc phải chỉnh lý hoàn chỉnh trước khi tiến hành số hóa. Trong quá trình thực hiện, phải ưu tiên tập trung số hoá tài liệu của các cơ quan trước khi sắp xếp, nhất là các khối tài liệu có tần suất khai thác sử dụng nhiều. Việc số hóa phải được tiến hành gọn theo từng phông lưu trữ hoặc từng nhiệm kỳ.

Thứ ba, Quá trình tổ chức thực hiện phải quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật thông tin của tài liệu. Dữ liệu số hóa phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn thông tin, bảo vệ bí mật nhà nước.

Tại Hội nghị tập huấn, đồng chí Nguyễn Mạnh Chủ, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã truyền đạt những kỹ năng, nghiệp vụ chuẩn xác nhất để cán bộ, công chức tiến hành phân loại, đánh giá sơ bộ khối tài liệu đang tồn đọng tại đơn vị mình, loại bỏ những tài liệu không có giá trị, xác định lại khối lượng tài liệu cần chỉnh lý, tiết kiệm chi phí chỉnh lý, hoàn thành nhiệm vụ cấp bách mà Tỉnh ủy, UBND tỉnh đã giao.

Đồng chí Nguyễn Mạnh Chủ, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã truyền đạt tại Hội nghị

Thông qua các lớp tập huấn, công chức lãnh đạo, chuyên môn tại các cơ quan, tổ chức, địa phương được trang bị những kiến thức cơ bản và chuyên sâu về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là nghiệp vụ phân loại sơ bộ tài liệu lưu trữ, để triển khai thực hiện nhiệm vụ do Tỉnh uỷ và UBND tỉnh giao./.