Công văn số 01/SNV-VTLT ngày 04/01/2021 của Sở Nội vụ về việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ năm 2020

Thực hiện Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ; Sở Nội vụ đề nghị Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội; Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh; Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; các Sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; các cơ quan, tổ chức Trung ương được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc trên địa bàn tỉnh thuộc nguồn nộp lưu và Lưu trữ lịch sử tỉnh; các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp tỉnh; các doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập (sau đây gọi tắt là các cơ quan, tổ chức), thực hiện báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2020 như sau:

I. Đối tượng báo cáo

Thực hiện theo quy định tại Điều 2 Thông tư số 03/2018/TT-BNV và theo Hướng dẫn chung về các biểu mẫu thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ ban hành kèm theo Thông tư số 03/2018/TT-BNV, cụ thể:

1. Các cơ quan, tổ chức cấp I, gồm:

 - Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh;

- Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh;

- Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh;

- Các Sở, ban,  ngành trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh;

- Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố;

- Các cơ quan, các tổ chức Trung ương được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc trên địa bàn cấp tỉnh;

- Các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp tỉnh;

- Các doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập.

2. Các cơ quan, tổ chức cấp II, gồm: các cơ quan, tổ chức trực thuộc sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh (các Ban, Chi cục); đơn vị thành viên viên của doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập.

3. Các cơ quan, tổ chức cấp III, gồm: các cơ quan, tổ chức trực thuộc cơ quan, tổ chức cấp II (nếu có).

4. Các cơ quan, tổ chức cấp IV, gồm: các cơ quan, tổ chức trực thuộc cơ quan, tổ chức cấp III (nếu có).

5. Cấp huyện, gồm: Văn phòng Hội đồng  nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp huyện; các các cơ quan, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; các cơ quan, tổ chức Trung ương được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc trên địa bàn cấp huyện.

6. Uỷ ban nhân dân cấp xã (theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 20 của Luật Lưu trữ năm 2011, Ủy ban nhân dân cấp xã không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, nhưng theo điều 27 của Luật Lưu trữ, cơ quan, tổ chức cấp xã phải gửi báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ về cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cấp huyện).

II. Nội dung báo cáo

Nội dung báo cáo thực hiện theo 15 biểu mẫu báo cáo thống kê quy định tại Thông tư số 03/2018/TT-BNV từ biểu mẫu số 0901.N/BNV-VTLT đến  biểu số 0915.N/BNV-VTLT.

Các mẫu biểu và hướng dẫn được đăng tải trên cổng thông tin điện tử Sở Nội vụ Hưng Yên (https://sonv.hungyen.gov.vn/portal/pages/Van-Thu-Luu-tru-.aspx)

III. Phương pháp báo cáo

1. Đối với các cơ quan, tổ chức cấp I:

- Các cơ quan, tổ chức cấp I triển khai thực hiện báo cáo đến các cơ quan, tổ chức cấp II, III, IV trực thuộc.

- Tổng hợp báo cáo về Sở Nội vụ.

2. Đối với cơ quan, tổ chức cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã:

- Phòng Nội vụ cấp huyện triển khai thực hiện báo cáo thống kê đến Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân, các cơ quan, tổ chức Trung ương được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc trên địa bàn cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã;

- Tổng hợp báo cáo về Sở Nội vụ.

IV. Kỳ hạn báo cáo và hình thức gửi báo cáo

1. Kỳ hạn báo cáo: số liệu báo cáo thống kê tính từ ngày  01/01/2020 đến ngày 31/12/2020

2. Hình thức gửi báo cáo: báo cáo bằng bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh có chữ ký số của thủ trưởng cơ quan, tổ chức

V. Cách ghi biểu báo cáo thống kê và thời gian gửi báo cáo

1. Cách ghi biểu báo cáo thống kê:  Không tự thêm bớt hoặc hay đổi thứ tự các cột của mẫu bảng biểu báo cáo thống kê. Ghi đầy đủ, chính xác số liệu vào biểu mẫu báo cáo thống kê (trừ trường hợp ô trong bảng có số liệu bằng không thì mới bỏ trống)

2. Thời gian gửi báo cáo về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ Hưng Yên) chậm nhất trước ngày 30/01/2021; đồng thời gửi bản mềm theo địa chỉ email: vtlt.nv@hungyen.gov.vn

Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức khẩn trương thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2020 theo đúng thời gian quy định. Trong quá trình triển khai, thực hiện nếu có, vướng mắc đề nghị cơ quan, tổ chức kịp thời phản ánh về Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ (số điện thoại 0979.029.358), để được hướng dẫn kịp thời./.

Tải phụ lục tại đây: phu lục03.doc;   Hướng dẫn chung về các biểu mẫu (1).doc