Quy định mới về thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

Theo đó, đối tượng áp dụng gồm: Cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là cơ quan, tổ chức).

Thông tư cũng quy định, thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, áp dụng đối với 13 nhóm hồ sơ, tài liệu:

Nhóm 1. Tài liệu tổng hợp.

Nhóm 2. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê.

Nhóm 3. Tài liệu tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động.

Nhóm 4. Tài liệu lao động, tiền lương.

Nhóm 5. Tài liệu tài chính, kế toán, kiểm toán.

Nhóm 6. Tài liệu đầu tư, xây dựng.

Nhóm 7. Tài liệu khoa học và công nghệ.

Nhóm 8. Tài liệu hợp tác quốc tế.

Nhóm 9. Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng, tiêu cực.

Nhóm 10. Tài liệu thi đua, khen thưởng.

Nhóm 11. Tài liệu pháp chế.

Nhóm 12. Tài liệu về hành chính, quản trị công sở.

Nhóm 13. Tài liệu tổ chức chính trị, chính trị - xã hội.

Hồ sơ xây dựng, ban hành Quy chế nâng bậc lương bảo quản 20 năm

Trong đó, Thông tư quy định đối với nhóm Tài liệu tổng hợp: Thời hạn bảo quản hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn những vấn đề chung của cơ quan, tổ chức là 20 năm. Hồ sơ xây dựng, ban hành kế hoạch, báo cáo tổng hợp, chuyên đề năm, nhiều năm của cơ quan thời hạn bảo quản là vĩnh viễn.

Đối với hồ sơ trả lời chất vấn, bản thuyết trình, giải trình của Quốc hội, Chính phủ thời hạn bảo quản là vĩnh viễn; hồ sơ trả lời chất vấn, bản thuyết trình, giải trình của cơ quan, cá nhân khác thời hạn bảo quản là 10 năm...

Đối với tài liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động: Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh cán bộ, công chức, viên chức; hồ sơ xây dựng, ban hành Đề án vị trí việc làm; hồ sơ về xây dựng, giao, điều chỉnh, thực hiện chỉ tiêu biên chế công chức, viên chức có thời hạn bảo quản là vĩnh viễn.

Tài liệu tiền lương: Hồ sơ xây dựng, ban hành Quy chế nâng bậc lương; hồ sơ theo dõi thực hiện thang, bảng lương, chế độ phụ cấp; hồ sơ xếp lương, chuyển xếp lại hệ số lương, nâng lương, nâng phụ cấp thâm niên của cán bộ, công chức, viên chức có thời hạn bảo quản là 20 năm; công văn trao đổi về tiền lương bảo quản 5 năm…

Bên cạnh đó, Thông tư cũng quy định về thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc. Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động đặc thù của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Thông tư này.

Đối với tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức chưa được quy định tại Thông tư này, các cơ quan, tổ chức căn cứ thời hạn bảo quản của tài liệu tương ứng để xác định.

Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày 15/02/2023 và bãi bỏ các Thông tư: Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.